De ultieme incentive reis

De organisatie van een geslaagde incentive reis vraagt een grote deskundigheid en een minutieuze planning. Het is een beloning voor werknemers of klanten en heeft tot doel om de loyauteit en samenwerking te bevorderen.

Met een leuke bestemming en een goed hotel kom je al een heel eind, maar wie er echt iets bijzonders van wil maken kan best niet te veel aan het toeval overlaten.

Once-in-a-lifetime

Een incentive reis moet uniek, creatief en speels zijn. Daarom is het belangrijk om een goed evenwicht te vinden tussen vrije tijd en werk. Sport- en groepsactiviteiten of culturele uitstappen kunnen perfect afgewisseld worden met zakelijke momenten. Soms komt men wel eens in de verleiding om de reis te overladen met activiteiten, maar als deelnemers oververmoeid geraken doet dat een afbreuk aan het succes.

Op de juiste momenten rust en vrije tijd inlassen is dus een must en het geeft je klanten of medewerkers de ruimte om de opgedane indrukken tot hun volle recht te laten komen. Less is soms more, ook bij een incentive reis! De kunst bestaat erin om op het juiste moment een climax in te bouwen. Een geweldige verrassing of een once-in-a-lifetime ervaring waarover iedereen nog lang zal napraten.

"Als je de reis helemaal wil doen nazinderen zorg dan nadien voor een kleine reünie of deel foto’s en video’s waardoor de herinnering levendig blijft."

Een goede voorbereiding

Planning, planning en nog eens planning. Daar staat of valt alles mee. Met de organisatie van een wat grotere of complexere incentive reis begin je best al meer dan een jaar op voorhand. Zo ben je verzekerd van comfortabele vluchten, de mooiste hotels en leukste activiteiten aan de beste prijs. Het bepalen van de datum is ook cruciaal voor de keuze van de bestemming. Je wil niet in volle regenseizoen in Thailand gaan zitten. Een goed gekozen tussenseizoen kan dan weer een gunstige invloed hebben op het totaalbudget.

Naast een vlekkeloze organisatie vormen de gastronomische momenten steevast een cruciale factor binnen de totaalervaring van een incentive reis. Probeer van elke maaltijd of snack een uniek gebeuren te maken zonder te vervallen in overdaad. Dat kan variëren van een sterrenmaaltijd, een restaurant met een spectaculair uitzicht of een etentje in een lokale bistro met de nodige “couleur locale” en entertainment.

"Eens op reis is het belangrijk om alle deelnemers goed op de hoogte te houden van de agenda en de activiteiten. Dat kan via een inspirerend programmaboekje, een whatsappgroep of een andere mobiele toepassing. Je wil immers vermijden dat een deelnemer ongewild een activiteit moet missen."

Kort en krachtig

Bij een incentive reis denk je vaak al meteen aan een meerdaagse trip naar een verre bestemming, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Ook met een goed geplande en originele dagtrip in eigen land of Europa kan je je team of klanten aangenaam verrassen en de nodige impact teweegbrengen.