Pas sans risques

L’absence ou le non-respect d’une Travel Policy n’est pas sans risques. Laisser les voyageurs d’affaires « faire ce qui leur plaît » ouvre en effet la porte au non-respect de la politique de voyage de l’organisation. Cela ne se remarque pas immédiatement, mais les frais ont déjà été engagés et le budget de l’entreprise grimpe en flèche. Au sein des grandes entreprises, il y a toujours une part des travailleurs qui testent les limites. Certains voyageurs optent, par exemple, volontairement pour une escale, car la politique de voyage leur permet de voler en classe affaires en raison du temps de trajet plus long.

Simplicité et transparence

Une politique de voyage se veut avant tout simple. Il ne doit pas s’agir d’un document éreintant qui rate son objectif, car il est devenu illisible. Il convient toutefois d’y définir les points critiques. La rédaction des lignes directrices requiert donc une certaine attention. Votre politique ne peut comporter de zones d’ombre, au risque de voir surgir des discussions. À l’inverse, une politique trop stricte peut entraîner des écarts de la part des voyageurs, qui chercheront alors eux-mêmes des alternatives, ce qui peut se révéler catastrophique pour le Duty of Care.

En établissant un programme de voyage et en effectuant des mesures et un reporting, vous pouvez repérer les exceptions et vous adresser personnellement aux collaborateurs concernés.

Par le passé, les politiques de voyage étaient souvent longues et exhaustives. La tendance est désormais à la définition de cadres, tout en tenant compte des souhaits et des attentes des voyageurs.

Souci du voyageur, ou indifférence…

Sur la scène internationale, la « course aux talents » fait rage. Les entreprises ont plus de difficultés à recruter du personnel qualifié et à le conserver à long terme. Le personnel et les connaissances qu’il possède sont généralement déterminants pour le succès d’une organisation. Il est, dès lors, plutôt déraisonnable de mettre cet intérêt en jeu pour un avantage mineur (à l’achat).

Dans le cadre de la Travel Policy, il convient donc de tendre à un bon équilibre entre les frais et les services offerts aux collaborateurs, et d’accorder une place centrale à la politique RH.

On constate néanmoins que les RH sont loin d’être impliquées systématiquement dans l’élaboration de la politique de voyage. Au sein des moyennes entreprises, en particulier, les départements des finances et des achats restent souvent la force motrice. Et même lors des procédures d’appel d’offres pour une nouvelle Travel Management Company, les RH sont rarement à l’initiative ou aux commandes.

La Travel Policy de demain

La Travel Policy de demain doit être considérée comme un avantage extrasalarial. Cette politique doit refléter la culture de l’organisation et aider les voyageurs à comprendre pourquoi des lignes directrices ont été mises en place.

La Travel Policy de demain est une source d’inspiration pour le voyageur. Discutez avec les voyageurs de leur propre responsabilité. Si la politique mentionne, par exemple, qu’ils peuvent séjourner dans un hôtel 4 étoiles, cela ne signifie pas nécessairement que tous les établissements fréquentés doivent être de ce standing. Responsabilisez les voyageurs en vue d’un voyage d’affaires (financièrement) efficace.

Les politiques de voyage sont encore trop souvent régies par l’aspect financier. Les RH devraient jouer un rôle plus actif dans l’organisation et l’achat des voyages d’affaires.

N’imposez pas de restrictions aux voyages dans votre politique, mais créez des opportunités pour les voyageurs et mettez en œuvre une politique de voyage attrayante, progressive et confortable.